Chvála tabulím a proč je důležité nelhat vedoucím

Svět práce se dynamicky mění, a to hlavně díky novým technologiím. Důsledkem těchto změn je i rostoucí počet znalostních pracovníků a pokles počtu těch, kteří vykonávají čistě fyzickou práci. I když mezi oběma světy existuje úzký vztah a oba se setkávají se selháním systémů či jejich nefunkčností, používají odlišné způsoby pro jejich signalizaci.

Pokud se ve světě fyzické práce zastaví výrobní linka, problém je okamžitě zjevný a technik může příčinu poruchy zjistit a odstranit. Avšak ve znalostních projektech a procesech mohou být problémy a slabá místa mnohem obtížněji rozpoznatelné.

Průkopníkem myšlenky vizuálního managementu je firma Toyota, v jejíž profesní mluvě je japonské slovo mieruka (doslova „vidíš“) téměř posvátným výrazem. Jeho význam v širším kontextu označuje vizuální management pomocí zkratkovitých, avšak snadno srozumitelných informací. S obdobnou myšlenkou se setkáváme již u Alberta Einsteina: „Pokud to nemohu nakreslit, nerozumím tomu.“ Též věhlasný architekt Le Corbusier proslul výrokem: „Raději kreslím, než mluvím, protože kresba je rychlejší a neposkytuje mnoho prostoru lžím.“

Základem efektivní vizuální komunikace je dodržování tří důležitých pravidel: (1) snadná
srozumitelnost, (2) dostatečně velké písmo či symboly umístěné na viditelném místě a (3) jednoduchost aktualizace informací. Jedním z technologicky nenáročných způsobů vizuálního managementu je tabule znázorňující projekt nebo proces. Jak projekt pokračuje, na tabuli se přidávají barevné poznámky na lepicích lístečcích Post-It. Spolehlivost tohoto systému barevného kódování však vyžaduje, aby všichni, kdo se na projektu podílejí, byli upřímní, což ve skutečném světě nemusí vždy platit.

Společnosti stále častěji používají on-line řešení v podobě cloudových aplikací se sdíleným přístupem, čímž pomáhají členům týmu udržovat projekty a procesy na správné cestě. On-line přístup je obzvláště důležitý pro hybridní práci, kdy lidé pracují částečně z domova a částečně z kanceláře, a též v současné situaci, kdy kvůli pandemii a ekonomickému lockdownu mnozí pracují pouze z domova.

Pro potřeby digitálního vizuálního managementu máme hned několik on-line aplikací. Patří mezi ně např. Monday.com, Kissflow.com, Asana.com, Workfront.com nebo aplikace Hive.com. Některé z nich se pyšní propracovanou multimediální uživatelskou podporou ve formě video tutoriálů se vzdělávacím obsahem. Každá organizace je však jiná a má svou vlastní představu o standardech vizuální komunikace. Ať už si vybereme jakoukoli aplikaci, je potřeba investovat čas a úsilí, abychom ji přizpůsobili potřebám uživatelů.

Jak tedy můžeme zefektivnit, zlepšit a zrychlit komunikaci, abychom včas zachytili signály o možných problémech vznikajících v pracovním prostředí založeném na znalostech? Je důležité si uvědomit, že jakýkoli systém vizuálního managementu – digitální či analogický – závisí na upřímnosti, otevřenosti a pravdivosti – ale ruku na srdce, kdo z nás, ať již z jakéhokoliv důvodu, chce detailně informovat o všech problémech, s nimiž se setkává?

Pokud zastáváte vyšší manažerskou pozici, jedním z mála možných řešení je častá komunikace se členy týmu o aktuálních úkolech. Obzvláště důležitá je zpětná vazba od těch pracovníků, kteří jsou v přímém kontaktu se zákazníky, protože poskytuje manažerovi přesnější přehled o situaci a možnost proniknout do podstaty problémů. To usnadňuje lepší pochopení příčin nižší efektivity práce a včasné rozpoznání slabých míst v procesech organizace. Dobře promyšlená otázka a hřejivé lidské slovo vhodně navazující na signály vizuálního managementu může být v rejstříku dovedností úspěšného manažera tou pravou strategií.