Ministerstva nehospodaří dobře, mohla by dosáhnout až stamilionových úspor

Ministerstva nefungují jako moderní firmy, často utrácejí stamiliony korun zcela neefektivně - dostatečně nesledují kvalitu služeb, nemají jednotnou metodiku pro outsourcing a nevyužívají moderní postupy pro správu, provoz budov a majetku a zajištění podpůrných služeb pro úřad a zaměstnance.

Nejvíce ministerstva hřeší právě na neschopnost měřit prostřednictvím jednotné metodiky efektivitu vykonané nebo koupené služby. Nemají tudíž jak měřit, jestli prostředky na správu resortu a nemovitostí nevydala účelně či zbytečně. Právě nepostižitelnost „nekvality“ ve výběrových řízeních směřuje k nereálně podceněným nabídkám. Výsledkem je nekvalita, častá výběrová řízení a mnohá vedlejší negativa, jako jsou nutnost vyššího počtu úředníků, nebo dokonce vyšší nemocnost. Je zřejmé, že tlakem na kvalitu se zvýší ceny služeb, to se však následně projeví v kvalitnějších pracovních podmínkách, a tím i ve zvýšení produktivity práce a celkově se uspoří až 20 procent úspor finančních prostředků ve státní správě.

Absence outsourcingu podpůrných služeb

Problém ve státních úřadech je také s efektivním outsourcingem. Některá ministerstva si podpůrné služby zajišťují sama. Odborné práce, jako je facility management, ale nelze zajišťovat vlastními pracovníky ani v soukromých firmách, natož ve veřejném sektoru. Většina pokrokových zemí se v poslední době soustřeďuje právě na oblast efektivního outsourcingu podpůrných služeb ve veřejných institucích. Současná legislativa a kroky antimonopolního úřadu to v našem prostředí ovšem značně znesnadňují. Většina současných snah směřuje k tlaku na propouštění úředníků a snižování jejich počtů, ale toho nelze dosáhnout bez současného zajištění efektivní podpory těch, kteří zůstanou v pracovních poměrech.

Neexistuje jednotný standard plochy na jednoho úředníka

Vysoké rozdíly mezi ministerstvy jsou i v případě průměrné plochy na jednoho úředníka. Například jeden zaměstnanec Ministerstva dopravy má k dispozici neuvěřitelných 23 m2 plochy, což je skoro trojnásobek oproti Ministerstvu obrany nebo Ministerstvu životního prostředí, která disponují s 8 – 8,5 m2 na zaměstnance. Budovy tak nemají sjednocené výměry na pracovníka, což může být způsobeno nevhodnými historickými objekty, v nichž většinou sídlí a které jsou pro účely administrativního provozu často nevyhovující. Výměry kolem 7 - 8 m2 odpovídají spíše moderním otevřeným kancelářím (zde to málokterá instituce splňuje), běžné prostory s kancelářemi by odpovídaly výměrám kolem 10 - 12 m2, a to při optimálním využívání.

Další analyzovaná data poukazují na nedostatky při používání softwarového vybavení pro správu nemovitostí. Úřady používají nevhodné účetní programy, a nemohou tedy mít dostatečné informace o jednotlivých službách facility managementu.

Kvalitnější užívání veřejného majetku a zkvalitnění podpory našich úředníků by mělo být jednou z priorit ministerstev. Ve správě objektů veřejné správy jsou výrazné nerovnosti, různé přístupy a jednoznačně zde jsou zde velké rezervy v efektivně připraveném a realizovaném outsourcingu služeb dnes již běžném v komerční oblasti.

Autor je prezident asociace facility managementu IFMA CZ

International Facility Management Association (IFMA) je profesní organizace založená před 25 lety v USA, česká pobočka IFMA vznikla v roce 2000. Obor facility managementu se zabývá činnostmi, jako jsou správa objektů a zázemí firem, architektura prostor, hospodářská správa, podpora zaměstnanců a dalších služeb, které lidé potřebují k výkonu své práce.